1. 메일을 네 종류로 먼저 분류하세요
여행 업체는 예약 확정, 변경, 결제 영수증과 프로모션을 비슷한 디자인으로 보냅니다. 로고와 호텔 사진이 있다고 모두 확정 예약은 아닙니다. 본문에서 예약 상태, 예약번호, 여행자 이름과 실제 서비스 날짜를 찾은 뒤 분류하세요.
- 확정: Confirmed, Booked, Ticketed처럼 서비스 제공이 확정된 메일
- 변경: 시간, 객실, 지점 또는 금액이 수정된 메일
- 결제: 영수증, 카드 승인 또는 환불만 알리는 메일
- 홍보: 예약과 무관한 할인, 추천 상품 또는 목적지 광고
2. 일정 이름은 취소 문구가 아니라 서비스명을 사용하세요
숙소 확인서에는 무료 취소 마감 문장이 호텔명보다 크게 표시되기도 합니다. 자동 분석이나 사람이 제목만 읽으면 이 문장을 일정 이름으로 잘못 선택할 수 있습니다. 호텔명, 항공사와 편명, 렌터카 회사처럼 실제 서비스를 식별하는 값을 이름으로 사용합니다.
날짜, 시간, 주소, 예약번호, 금액은 각각 별도 항목으로 분리합니다. 본문에 없는 주소나 전화번호를 검색해서 보완할 때는 공식 업체 정보와 지점명이 일치하는지 확인하세요.
3. 변경 메일은 이전 일정과 나란히 비교하세요
같은 예약번호의 새 메일이 오면 기존 일정을 바로 지우기보다 바뀐 항목을 먼저 표시하세요. 항공편은 출발 날짜와 편명, 숙소는 숙박일과 객실 수, 렌터카는 픽업·반납 지점을 비교하면 핵심 변경을 빠르게 찾을 수 있습니다.
- 메일 발송 시각과 문서 안의 수정 날짜
- 예약번호가 같은지 또는 새 번호로 재발행됐는지
- 금액 변화가 추가 결제인지 환불인지
- 취소된 일정이 타임라인과 동행자에게도 반영됐는지
4. 전달 주소와 발신 계정을 맞추세요
TOOLIST로 예약 메일을 전달할 때는 계정에 등록된 이메일에서 booking@mytoolist.com으로 보냅니다. 그래야 수신 메일을 올바른 사용자에게 연결할 수 있습니다. 다른 이메일을 사용해야 한다면 계정에 표시된 개인 전달 주소를 사용하세요.
전달 후 예약 수신함의 ‘확인 필요’에서 연결할 여행, 날짜와 장소를 검토합니다. 날짜 범위와 목적지가 일치하더라도 자동 추천은 확정이 아니며 사용자가 최종 여행을 선택해야 합니다.
5. 민감한 정보는 필요한 범위만 남기세요
- 카드 전체 번호, 보안코드와 계정 비밀번호는 저장하지 않기
- 여권·운전면허증 이미지는 여행 일정에 업로드하지 않기
- 예약번호는 실제 동행자에게 필요한 경우에만 공유
- 잘못 전달한 예약 메일은 수신함에서 영구 삭제
- 원본 확인서는 이메일 계정의 보안 기능으로 별도 보관